И о руководителя проводит совещание. Плохие условия для проведения собрания

Причины неэффективности совещаний и собраний

Хотя собрания – это неотъемлемая часть современной жизни, многие продолжают воспринимать их как пустую трату времени. Таково мнение людей, посещавших плохо организованные мероприятия. Наверное, вы и сами порой говорили что-то подобное.

• «С таким же успехом я мог бы и не приходить на эту встречу». (Если вам не предоставили возможность принять участие в обсуждении.)

• «Мне нечего было тут делать». (Если ваше мнение не учли при принятии решения.)

• «Все мои предложения раскритиковали». (Если у вас не было возможности как следует изложить свою точку зрения.)

• «Зачем было нужно проводить это совещание?» (Цель заседания осталась непонятной.)

• «Я побывал на этом собрании только «для галочки». (Результат был известен заранее.)

Многие собрания оказываются неэффективными из-за недостаточной подготовки и ошибок в проведении. Присутствующие, не получив возможности принять участие в обсуждении поставленных вопросов, покидают зал с чувством глубокого разочарования.

Чтобы собрание получилось результативным, им необходимо управлять. Если нет человека, ответственного за соблюдение регламента, собрание либо отклонится от цели, либо станет неуправляемым – и результата тоже не будет. Чтобы достичь максимальных результатов, необходимо мотивировать и побуждать всех участников к активному сотрудничеству в решении проблем. Если организаторы встречи не знают или не понимают своих обязанностей, то они не смогут:

• придерживаться повестки дня и влиять на принятие решений, предупредить раздражительность и разочарование участников заседания;

• предоставить каждому возможность раскрыть свою точку зрения, чтобы все были удовлетворены;

• контролировать обсуждение, чтобы эффективно использовать время, отведенное на совещание;

• в конце заседания принять какое-то решение, а затем проконтролировать его исполнение.

Для эффективного проведения собрания нужно правильно подбирать ведущих и четко планировать повестку дня. В противном случае проведение подобных мероприятий действительно станет пустой тратой времени.

Отсутствие утвержденной повестки дня

Если заранее не подготовить список вопросов, которые необходимо обсудить на собрании, возникнет множество проблем. Отсутствие повестки дня чревато появлением нежелательных результатов.

• Люди не могут как следует подготовиться к совещанию из-за отсутствия всей необходимой информации.

• Невозможно установить регламент собрания. Обычно такие собрания заканчиваются после того, как люди выпустили пар, заскучали или же им просто нужно уйти.

• Один и тот же вопрос обсуждается несколько раз, в то время как другие остаются без внимания.

• У людей появляются сомнения по поводу целесообразности проведения этого собрания.

Не зная точной цели встречи, люди не могут активно принимать участие в обсуждении вопросов, вынесенных на повестку дня. В этом случае дискуссия отклонится от темы и почти наверняка не достигнет поставленной цели.

Несерьезное отношение к мероприятию

Результат совещания непосредственно зависит от того, как организаторы и участники относятся к нему. Ниже приведены признаки, указывающие на то, что люди не осознали важности мероприятия.

• Замена приглашенного участника.

• Прием сообщений и телефонных звонков во время собрания.

• Отсутствие необходимой информации для проведения заседания.

Иногда людей приглашают на совещание по ошибке. Но если оно организовано на высшем уровне, то приглашенные даже не поймут, что их присутствие не обязательно.

Чтобы избежать недоразумений, перед проведением собрания обязательно определите состав его участников.

Плохие условия для проведения собрания

Необходимо правильно выбрать место и обеспечить хорошие условия, способствующие проведению заседания. Очень трудно сконцентрироваться на обсуждении проблемы, если заседание длится слишком долго, если в помещение постоянно кто-то заглядывает или же присутствующие разговаривают друг с другом на отвлеченные темы. Организаторы встречи обязательно должны создать подходящие условия для эффективной работы участников мероприятия.

Проведение бесполезных совещаний

Организация совещания отнимает много времени и сил. Поэтому некоторые руководители отдают предпочтение телефонным звонкам. Иногда, действительно, стоит задуматься о целесообразности проведения собрания.

На совещании, как правило, решения принимаются коллективно, поэтому иногда к этим мероприятиям прибегают как к способу избежать личной ответственности.

Назначая совещание, подумайте, с какой целью вы хотите собрать людей и стоит ли его вообще проводить.

Совещания позволяют решить множество вопросов. Результатом собрания или совещания должны быть конкретные действия, даже если оно было посвящено назначению даты следующего собрания. Воспринимая подобные мероприятия как конструктивный способ принятия решений, можно получить желаемый результат.

Подумайте о вашем отношении к совещаниям и дайте ответы на следующие вопросы.

^ Приходилось ли вам думать, что совещание – пустая трата времени?

^ Была ли ситуация, когда вам совсем не хотелось идти на совещание?

^ Приходилось ли вам присутствовать на неорганизованных собраниях?

^ Приходилось ли вам присутствовать на совещании, которое, как выяснилось позже, было вам совершенно не нужно?

^ Приходилось ли вам присутствовать на собрании неподготовленным?

^ Приходилось ли вам присутствовать на плохо организованных собраниях?

^ После посещения заседания приходилось ли вам задумываться о целесообразности его проведения?

Если на большинство вопросов вы ответили утвердительно, подумайте, как улучшить подготовку к проведению собрания.

Все получится, если…

• выяснить, почему некоторые собрания не принесли результата;

Читать еще: Черно красные матовые ногти. Матовые ногти: достоинства и недостатки маникюра

• понять, что правильное отношение к совещанию – залог его успешного проведения;

• хорошо подготовить собрание;

• обеспечить необходимые условия для проведения заседания, чтобы помочь людям сконцентрироваться на принятии решения;

• сообщить участникам совещания о вопросах, вынесенных на повестку дня;

• считать, что это действительно нужное мероприятие.

Организация проведения деловых совещаний

Организация проведений деловых совещаний

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей; необоснованная продолжительность совещаний снижает их результативность; наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии.

Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

– сбор и переработка информации;

– координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.

В связи с этим можно сформулировать основные задачи, решаемые с помощью деловых совещаний:

– развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;

– интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;

– выявление и расчет коллективных результатов;

– коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты (рис. 1).

Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

Рис. 1. Технология организации и проведения деловых совещаний

Кроме того, на этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от него необходимо отказаться.

После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав участников.

При подготовке повестки дня необходимо определить:

– содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность;

– условия, которым должен отвечать конечный результат совещания. Они определяют цели совещания. Надо, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения;

– кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

Основные ошибки, допускаемые при формировании повестки дня:

1. Отсутствует главная тема совещания, а если тем несколько, то не удается обеспечить их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения.

2. Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы.

3. В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей.

4. Не удается придерживаться повестки дня, отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо извечную проблему (вопросы снабжения и т.п.).

При решении вопроса о составе участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка как по количественному, так и по качественному составу. Совсем необязательно, например, на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.

Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько лиц, сколько стульев в зале заседаний (приглашение для массовости). Оптимальный вариант — совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников — компетентность именно в вопросах повестки дня.

Читать еще: Гофмана какой он был по жизни. О «Житейских воззрениях кота Мурра»

Определив состав участников, надо назначить день и время его проведения. Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к нему. Наилучший день для совещания — среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с И до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Лучше всего приурочить совещание ко второму пику. Это для участников совещания послужит дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно.

Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания:

– не регламентируется его продолжительность;

– не соблюдается установленная продолжительность;

– совещания слишком продолжительны;

– не делаются перерывы;

– не ограничивается время на доклады и выступления;

– участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.

Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях.

Основные ошибки, допускаемые при определении места проведения совещания:

– слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;

– в ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;

– помещение для совещания плохо оборудовано и недостаточно освещено.

Подготовка участников совещания — последний этап в процедуре деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен заранее знать тематику и задачи совещания, что в последующем будет способствовать эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут надлежащим образом к нему подготовлены.

Проведение совещания. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40-45 мин. Спустя 50-60 мин. у участников совещания ослабляется внимание: возникают шум, лишние движения, отвлеченные разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства людей наступает утомление. После 30-40 – минутного перерыва у присутствующих улучшается самочувствие, восстанавливается нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 мин. работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам пропадают. Данный этап совещания специалисты называют периодом отрицательной активности (рис. 11.4). В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, отличаются обычно экстремизмом.

Если же совещание продолжается 2 часа без перерыва, то более 90 % его участников согласны на любое решение, лишь бы это совещание побыстрее закончилось. Таким образом, оптимальная продолжительность совещания должна быть не более 1 часа. Если обстоятельства дела требуют более длительной работы, то после 40 мин. заседания необходимо объявлять 10-15 – минутный перерыв.

Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания регламент не установлен, этим уже создаются предпосылки для неделовой обстановки на самом заседании. Особая роль в соблюдении регламента отводится председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности.

Протокол совещания — это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

– достижение цели совещания;

– исполнители задания и сроки.

Модель ведения протокола представлена на рис.

И о руководителя проводит совещание. Плохие условия для проведения собрания

Проведение собраний и совещаний

Книга предназначена тем, кто хочет управлять лучше, но слишком занят, чтобы учиться

Основная цель проведения любого совещания или собрания – принятие совместного решения после коллективного обмена информацией, т. е. достижение определенного результата. К сожалению, многие люди, посетившие не одно собрание, считают эти мероприятия бесполезными и безрезультатными. Действительно, проведение собраний, продуктивных и эффективных, удается не каждому менеджеру. Чтобы избежать типичных проблем, возникающих во время совещания, необходимо подготовиться к его проведению заранее. Даже если ранее вам не приходилось проводить собрания, подготовившись надлежащим образом, вы сможете управлять участниками дискуссии так, чтобы достичь требуемых результатов.

Простые и эффективные методы, изложенные в данной книге, помогут правильно подготовить и провести любое совещание или собрание, чтобы получить необходимые результаты.

Причины неэффективности совещаний и собраний

• «Мне нечего было тут делать». (Если ваше мнение не учли при принятии решения.)

Читать еще: Прикольные и красивые фамилии для вк. Самые смешные фамилии в России и в мире

• «Зачем было нужно проводить это совещание?» (Цель заседания осталась непонятной.)

• «Я побывал на этом собрании только «для галочки». (Результат был известен заранее.)

• предоставить каждому возможность раскрыть свою точку зрения, чтобы все были удовлетворены;

• контролировать обсуждение, чтобы эффективно использовать время, отведенное на совещание;

• в конце заседания принять какое-то решение, а затем проконтролировать его исполнение.

Отсутствие утвержденной повестки дня

• Люди не могут как следует подготовиться к совещанию из-за отсутствия всей необходимой информации.

• Один и тот же вопрос обсуждается несколько раз, в то время как другие остаются без внимания.

• У людей появляются сомнения по поводу целесообразности проведения этого собрания.

Несерьезное отношение к мероприятию

• Замена приглашенного участника.

• Прием сообщений и телефонных звонков во время собрания.

• Отсутствие необходимой информации для проведения заседания.

Чтобы избежать недоразумений, перед проведением собрания обязательно определите состав его участников.

Плохие условия для проведения собрания

Проведение бесполезных совещаний

Назначая совещание, подумайте, с какой целью вы хотите собрать людей и стоит ли его вообще проводить.

Подумайте о вашем отношении к совещаниям и дайте ответы на следующие вопросы.

▲ Приходилось ли вам думать, что совещание – пустая трата времени?

▲ Была ли ситуация, когда вам совсем не хотелось идти на совещание?

▲ Приходилось ли вам присутствовать на неорганизованных собраниях?

▲ Приходилось ли вам присутствовать на совещании, которое, как выяснилось позже, было вам совершенно не нужно?

▲ Приходилось ли вам присутствовать на собрании неподготовленным?

▲ Приходилось ли вам присутствовать на плохо организованных собраниях?

▲ После посещения заседания приходилось ли вам задумываться о целесообразности его проведения?

Все получится, если…

• выяснить, почему некоторые собрания не принесли результата;

• понять, что правильное отношение к совещанию – залог его успешного проведения;

• хорошо подготовить собрание;

• сообщить участникам совещания о вопросах, вынесенных на повестку дня;

• считать, что это действительно нужное мероприятие.

Принципы проведения собраний и совещаний

Любая встреча проводится с определенной целью, которая задает его темп, ритм и настроение. Люди не просто собираются вместе, но и оказывают влияние на поведение друг друга.

Источники:

https://www.k2x2.info/delovaja_literatura/provedenie_sobranii_i_soveshanii/p2.php
https://studopedia.ru/3_28349_organizatsiya-provedeniya-delovih-soveshchaniy.html
https://www.litmir.me/br/?b=132730&p=3

голоса

Рейтинг статьи