Проведи совещание. Этапы подготовки и проведения эффективного совещания

ЛЕКЦИЯ 15. Подготовка и проведение деловых совещаний

Совещания — это такой вид управленческой деятельности, когда опреде­ленное число участников собирается в назначенные время и месте для обсу­ждения проблемы, затрагивающей их интересы, и для нахождения возможных решений в соответствии с поставленной целью.

Деловое совещание — один из высокоэффективных, но трудоемких мето­дов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения са­мых актуальных вопросов, действительно требующих выработки коллектив­ных решений.

Практика управления показывает, что совещания — это обязательная форма организации и управления, однако имеется немало резервов высвобо­ждения времени за счет сокращения их количества, упорядочения проведе­ния, исключения атмосферы неделовитости и заседательской суеты.

Существуют различные виды деловых совещаний. В отечественной практи­ке управления наиболее типично деление совещаний по их задачам. Отсюда выделяют проблемные, инструктивные и оперативные совещания.

Целью проблемного совещания является поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на таком совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования.

Такое совещание проводится по следующей схеме:

• вопросы к докладчикам;

Задача инструктивного совещания заключается в передаче рас­поряжений и необходимых сведений сверху вниз по схеме управления для их более быстрого и эффективного выполнения. На таком совещании руководи­тель доводит до сведения собравшихся принятые администрацией решения, которые обычно конкретизируются для каждого исполнителя. В определенной мере и на инструктивном совещании действует коллективный разум: уточня­ются задания, высказываются предложения по наилучшему выполнению этих заданий.

Оперативные совещания — это так называемые планерки, летучки, пяти­минутки. Они не должны быть затяжными. Задачей таких совещаний является получение руководителем информации о текущем состоянии дел на произ­водстве. В противоположность инструктивному оперативное совещание обес­печивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Получив от участников совещания оперативную информацию, руководитель выявляет на­личие «узких» мест, причины отставания и сбоев, здесь же принимает необ­ходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения. На опе­ративном совещании не делают докладов. Главная цель — выявить те про­блемы производства, на решение которых должны быть направлены главные усилия коллектива.

Существует классификация совещаний по стилю проведения, к которой от­носятся автократические, свободные, дискуссионные.

На автократических совещаниях право выступления и право принятия решения имеет только руководитель. Участники же таких совещаний должны слушать и отвечать на вопросы, задаваемые руководителем. Подобного рода совещания проводятся в том случае, когда руководитель должен дать указа­ния или проинформировать своих подчиненных.

У свободного совещания нет определенной повестки дня. Оно может про­водиться без председательствующего. Такое совещание сводится к обмену мнениями. Решения по ним не л фиксируются. Свободное совещание прово­дится, как правило, в форме беседы или разговора.

Дискуссионное совещание, или мозговой штурм, — способ получения ре­шений по какому-либо вопросу путем генерирования новых идей и анализа предложенных решений в результате коллективной работы группы людей в ходе совещания, проводимого по определенным правилам. Характерная осо­бенность данного способа заключается в отсутствии критики и оценки выска­зываемых идей.

ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ

Малоэффективные, длительные совещания являются, как правило, результа­том неудовлетворительной подготовки и низкого уровня их проведения.

Деловое совещание — это сложная технологическая управленческая операция, требующая тщательной подготовки.

Работа по подготовке совещания начинается с определения его цели. Затем намечается повестка дня, определяются состав участников, день, время и место проведения совещания.

Прежде всего, готовится к совещанию сам руководитель. Важна готовность не только самого доклада, но и проектов решений, а также выступлений.

Деловое совещание — один из высокоэффективных, но трудоемких методов управления, поэтому необходимо использовать его для рассмотрения самых акту­альных вопросов, действительно требующих выработки коллективных решений.

Подготовка совещания. Для того чтобы максимально эффективно использо­вать время, отведенное на совещание, нужно продумать шаг за шагом его организацию и решить поставленные задачи.

Состав участников совещания. Важным вопросом при проведении эффектив­ного совещания является численность его участников. Лучше сократить количест­во присутствующих до минимума, оставив только тех, кто необходим и чье мнение важно для принятия решения.

Повестка дня. Представляет собой письменный документ, который заранее раздается участникам совещания. Он включает тему, цель совещания, пункты, подлежащие рассмотрению, и время на их обсуждение, сроки и место совещания, фамилии докладчиков.

Подготовка доклада. Как правило, по роду своих обязанностей руководитель часто является основным докладчиком совещания.

Прения. Важнейшим этапом подготовки совещания является организация пре­ний. Необходимо не только заблаговременно ознакомить участников совещания с повесткой дня, но и вызвать интерес людей к поднимаемым на совещании вопро­сам, это обеспечит их желание высказать свою точку зрения, принять участие в обсуждении вопросов.

Подготовке* помещения. Немаловажное значение имеет также подготовка по­мещения для совещания (хорошая звукоизоляция, нормальная температура воз­духа, удобная для работы мебель, вентиляция и т.п.).

Протокол. Ответственным этапом является фиксирование процесса обсужде­ния вопросов, вынесенных на совещание, т.е. протоколирование.

Протокол — это организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.

Проведение совещания. Начинать совещание следует точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло.

Оптимальная длительность оперативного совещания составляет 20—30 мин, проблемного совещания с насыщенной повесткой дня — до 1,5—2 ч. Время рас­смотрения одного достаточно сложного вопроса не должно превышать 40—45 мин.

Через каждые 1,5 ч работы необходимо делать перерывы для того, чтобы не переутомлять участников совещания.

Заслуживает внимания японская кольцевая система принятия решений — кин-гесё. Такое совещание проходит быстро и эффективно, так как в нем участвуют мало людей, все они заранее знают, о чем пойдет речь, потому что ознакомились с проектом решения и замечаниями предыдущих специалистов. Такой метод позво­ляет сократить число плановых совещаний на 20—30%.

Совещание должно проходить в атмосфере искренности и откровенности, вза­имного уважения, принципиальности, деловитости, самокритики: главная его зада­ча — искать и находить позитивные решения.

Подведение итогов. В заключительной части совещания руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе коллективного обсуждения решения, на­звать ответственных исполнителей и установить сроки исполнения, чтобы удосто­вериться в достижении всеми участниками общей договоренности.

Подписав к исполнению решение, принятое на совещании, руководитель обязан проконтролировать его выполнение. По возможности, следует определить повест­ку и сроки последующего делового совещания.

Если следовать этим требованиям, то совещание пройдет на должном уровне и будет достигнут желаемый результат. Но для того чтобы высвободить больше по­лезного рабочего времени для проведения совещаний, необходимо использовать различные вспомогательные средства.

Этапы совещания

При организации совещания необходимо определить его цели, повестку, круг участников, дату, время и место проведения, позаботиться о необходимых средствах наглядной информации.

Приглашения следует рассылать по крайней мере за неделю до совещания. При этом необходимо проинформировать участников как можно конкретнее о его времени, теме и целях.

При подготовке надо определить состав участников, повестку дня, подготовить доклады, организацию прений, осуществить выбор помещения, выбрать ответственного по протоколу.

2. Основной этап.

Начинать совещание следует точно в назначенное время, независимо от того, сколько человек еще не подошло.

Прежде всего, согласовать с участниками повестку дня, регламент, порядок принятия решений.

Во время совещания следует контролировать, как достигаются поставленные цели, анализировать проблему, выдвигать альтернативные решения, искать пути решений, информировать участников и координировать их деятельность.

– активность участников совещания зависит от руководителя, ведущего совещание, и обеспечивается хорошей подготовкой с вещания, созданием на нем обстановки деловитости;

– оптимальная длительность оперативного совещания состав. 20 – 30 мин, проблемного совещания с насыщенной повестке дня – до 1,5 – 2 ч. Время рассмотрения одного достаточно сложного вопроса – около 40 – 45 мин.;

– оптимальная длительность – 1 час;

– при продолжительных совещаниях после 1 работы – перерыв 10 минут, после 1,5 часа работы – 15 минут.

Психологическая атмосфера. Совещание должно проходить атмосфере искренности и откровенности, взаимного уважения принципиальности и деловитости: главная его задача – искать : находить позитивные решения. С целью систематического развития дискуссии в нужном направлении необходимо, чтобы выступающие оставались в рамках обсуждаемой проблемы. Но действовать при этом необходимо дипломатично. Для того чтобы совещание было эффективным, следует ознакомиться со всеми точками зрения на обсуждаемые проблемы.

– стараться говорить медленно и негромко;

– обращаться не непосредственно к своему оппоненту, а ко всей аудитории, благодаря чему автоматически возникает деловая и спокойная атмосфера;

– в самом начале своей речи подчеркнуть совпадение своих взглядов с мнением оппонента (по некоторым вопросам), приводя убедительные аргументы в пользу этих взглядов, и только после этого можно перейти к контраргументам, формулируя их в виде конкретных вопросов;

– следует умело ставить вопросы, благодаря чему можно переключить внимание присутствующих с одной темы на другую, нацеливать его на те аспекты проблемы, которые еще остаются в тени;

– одно из важнейших требований к руководителю совещания – не навязывать с самого начала свою позицию остальным участникам. Нужно помнить, что должность придает словам руководителя особый вес, и те из присутствующих, кто придерживается противоположных взглядов на проблему, могут не решиться их высказать;

– по ходу совещания ведётся протокол (секретарём). В конце совещания руководитель подписывает протокол;

– полезно краткое резюмирование выступлений, но не только после обсуждения вопроса и в конце совещания, но и в ходе самого обсуждения. Это позволяет добиться уверенности в том, что все присутствующие отчетливо понимают, о чем идет речь на совещания, и у них складывается убеждение, что в ходе дискуссии будет достигнут определенный прогресс.

Следует добиваться того, чтобы соблюдение регламента работы стало обязательным законом совещания. Если на заседании или совещании не определен регламент докладчика и выступлений в прениях, то создаются предпосылки для неделовой обстановки его проведения. Нарушения регламента, так же как и опоздания на совещание, вызывающие его задержку, являются значительно более серьезным служебными проступками, чем опоздание на работу.

3. Заключительная часть.

В заключительной части совещания руководитель должен четко сформулировать принятые в ходе коллективного обсуждения решения, назвать ответственных исполнителей и остановить сроки исполнения, чтобы удостовериться в достижении всеми участниками общей договоренности.

Подписать к исполнению решение, принятое на совещании, руководитель обязан проконтролировать его выполнение. По возможности, следует определить повестку и сроки последующего делового совещания.

77.243.189.117 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)
очень нужно

Основные этапы подготовки служебного совещания

Первый этап — обоснование необходимости и принятие решения о проведении делового совещания.

Для принятия этого решения рекомендуется ответить на следующие вопросы:

• 1 .Для чего созывается совещание? Если цель совещания не может быть определена одной простой фразой, его проводить не следует.
• 2. Своевременно ли совещание? Если участники не готовы к проведению дискуссии, позднее придется собирать новое совещание.
• 3. Что произойдет, если совещание не проводить? Если решение должно быть принято только на совещании, то оно необходимо.
• 4. Можно ли решить проблему другими путями? Если обмен мнениями и информацией возможен иным способом, его следует предпочесть.

Ответы на данные вопросы позволяют оценить целесообразность проведения данного совещания. Исключения составляют случаи, в которых такая оценка предрешена, т.е. заранее определен постоянный круг вопросов, подлежащих коллективному обсуждению.

Важно, чтобы деловое совещание в каждом конкретном случае было более полезно, чем другие формы работы. Если руководитель или организатор сам уверен в полезности совещания и убежден в том, что в ходе заседания участники придут к такому же мнению, — проводить совещание необходимо. В противном случае следует от него решительно отказаться.

Таким образом, подготовку к совещанию и процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была реализована его основная задача.

Второй этап — выбор и определение темы совещания.

Тема совещания — это предмет обсуждения. Чем более точно сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. При этом тема должна не только заинтересовать каждого участника совещания, но и стимулировать его внести свой вклад в решение общей задачи. Темы должны быть сформулированы конкретно и в активном ключе. Например, вместо формулировки: «Рост затрат в прошлом году», лучше записать: «Что сделать, чтобы снизить затраты фирмы?»

Третий этап (до начала совещания) — определение целей и задач, которые оно призвано решить, формирование и составление повестки совещания и подготовка материалов.

Цель совещания — это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

Совещание имеет смысл, если есть необходимость, например:

• • в предварительном обмене мнениями и значимой информацией между участниками совещания;
• • выявлении мнений и альтернатив;
• • анализе сложных (нестандартных) ситуаций;
• • подготовке рекомендаций для принятия решения по комплексным вопросам;
• • непосредственном принятии решения по актуальным для деятельности организации вопросам.

На этом этапе руководитель должен проанализировать все альтернативные варианты (виды) проведения совещания:

• • возможность решения вопроса относительно средств связи;
• • решение вышестоящего руководства;
• • селекторное совещание;
• • возможность объединения решения вопроса с плановыми совещаниями.

После того как принято решение о проведении совещания, определена его тематика, на основании указаний руководителя и по согласованию с ним разрабатывается и составляется повестка совещания.

Повестка совещания — это первый письменный документ, который составляется при подготовке совещания и обязательно должен быть разослан участникам заранее.

Однако в отношении последовательности рассмотрения вопросов многие специалисты исходят не только из деловых критериев, но и из психологических. Одни считают целесообразным начинать с легко решаемого вопроса, поскольку достигнутый при этом успех стимулирует участников совещания на эффективное обсуждение других вопросов. В иной ситуации может оказаться более разумным начинать с обсуждения наиболее сложных вопросов, чтобы вызвать оживленную дискуссию.

Качество обсуждения в большей степени зависит от тщательности подготовки и умелого проведения совещания, чем от числа включенных в повестку совещания вопросов. С расширением повестки совещания качество рассмотрения каждого вопроса нередко даже возрастает, если обсуждение идет по-деловому, четко, с жестким соблюдением регламента.

Кроме того, увеличивая число рассматриваемых на совещании вопросов, можно сократить количество самих совещаний примерно на 30—40%. Однако не рекомендуется составлять чрезмерно большую повестку совещания, поскольку, устав от обилия рассматриваемых вопросов, участники утратят желание вникать в них и обсуждение будет становиться все более поверхностным. Оптимально — один-два главных вопроса и в дополнение несколько (до 2—3) мелких, которые можно решить достаточно просто и быстро.

Повестка совещания заранее доводится до всех участников, а при необходимости согласовывается с ними, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом. Не следует бояться переносить совещание, если его повестка плохо проработана. Это особенно актуально в тех случаях, когда обсуждается важный вопрос.

В качестве приложения к повестке совещания могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки. Желательно до начала совещания предусмотреть передачу лицам, готовящим вопросы, замечания от участников совещания по проектам решений и тезисам выступлений.

Таким образом, составление повестки дня совещания помогает решить не только организационные, но и психологические проблемы.

Материалы для совещания — документы, копии писем, вырезки из газет и т.п., которые могут понадобиться для дискуссии, готовят заблаговременно. Собранные в папку они служат средством контроля за тем, чтобы совещание было хорошо подготовлено и своевременно представлены все важные данные.

Все предлагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 ч и размножены, а разосланы за 24 ч до совещания.

Четвертый этап — определение и подбор состава его участников и их ознакомление с материалами совещания.

Необходимо особо внимательно подойти к формированию списка участников как по количественному, так и по качественному составу. Ведь полезность совещания определяется не только тематикой, но также составом и числом присутствующих.

К участию в совещании необходимо привлекать должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме и способны рассмотреть вопросы критично и непредвзято. Как показывает практика, такими лицами не всегда являются руководители подразделения.

Круг участников совещания желательно максимально сузить, т.е. следует приглашать только тех, участие которых действительно необходимо и в отсутствие которых совещание было бы неэффективным.

В отношении количества участников совещания оптимальным вариантом является соответствие количества участников совещания количеству активно участвующих в обсуждении вопроса. Увеличение количества приглашенных резко снижает средний коэффициент участия (или отдачи) присутствующих, одновременно удлиняя совещание. Поэтому целесообразно минимизировать количество приглашенных.

Лицам, чьи вопросы обсуждены, разрешается покидать совещание, а другие участники, чей вопрос рассматривается не первым, приглашаются на соответствующее время. Существуют определенные критерии при отборе сотрудников для участия в совещании: степень деловой заинтересованности, компетентности и достаточность служебных прав.

Важным критерием отбора также является степень компетентности в вопросах, выносимых на повестку дня. Если компетентность сотрудника недостаточна для того, чтобы внести свою лепту в коллективную работу, то он оказывается своего рода балластом. В таком случае лучше предложить ему изучить решение совещания по письменным документам.

Совещание должно проводиться в кругу компетентных лиц, и отсутствие любого из них снижает качество обсуждения и принимаемых решений.

Иногда при отборе участников совещания необходимо учитывать и такой критерий, как достаточность их служебных прав, т.е. правомочность принятия решений по обсуждаемым вопросам на своем должностном уровне.

Зачастую состав участников совещания неоднороден в силу служебного положения. В случаях когда имеет место несоответствие должностных прав и рангов, свободная дискуссия может быть затруднена.

Четкой организации работы по подготовке совещаний способствует составление списка участников по определенной форме, в которой заранее можно предусмотреть все сведения, необходимые в ходе подготовки и проведения совещания (табл. 12.1).

При необходимости список дополняют другими вопросами. Размноженный в нужном количестве, список используют при регистрации. Кроме того, руководитель совещания может ориентироваться на него при непосредственной организации работы.

Пятый этап — установление регламента, назначение даты, дня и времени его проведения.

Регламент устанавливает лимиты времени обсуждения вопросов, выносимых на совещание. Зависит от длительности совещания: при продолжительности совещания 30 мин на доклад и обсуждение отводят по 10 мин, на выступления — по 2—3 мин, на вопросы к докладчику и ответы на них — до 5 мин, и столько же на обсуждение и принятие решения.

Список участников совещания

Фамилия, имя, отчество

Какой отдел представляет

Дата и способ направления приглашения

Согласие принять участие в работе (Да/Нет)

Дата совещания. Совещание назначается на тот день, который удобен для большинства участников.

Намечая дату, необходимо учитывать реальные сроки подготовки к нему. Если создаются исключительные обстоятельства, требующие переноса совещания, следует заранее известить об этом его участников, чтобы они смогли спланировать свою работу.

Время проведения совещания. Любое совещание нарушает ритм работы, что снижает ее производительность.

Обсуждение проблем с сотрудниками проводится в рабочее время, потому что оно посвящается производственным задачам. Опытные руководители назначают совещания на послеобеденное время с тем, чтобы ограничить выступления окончанием рабочего дня.

Шестой этап — подготовка участников совещания.

Подготовка сводится к заблаговременному ознакомлению участников с повесткой дня, с необходимой информацией и материалами, которые требуют предварительного изучения для пробуждения заинтересованности поставленными вопросами и стремления высказать свою точку зрения.

В начале совещания необходимо ознакомить всех собравшихся с целями, предметом, основными вопросами совещания, предложить порядок проведения, оговорить условия работы.

Седьмой этап — подготовка доклада и проекта решений.

Успех служебного совещания во многом зависит от качества доклада, который необходимо тщательно готовить. Даже значительные затраты времени на подготовку окупятся результативностью его проведения.

Доклад — это краткое основное сообщение, являющееся стержнем совещания и основой его успешной работы. Поэтому поручать это важное дело следует тому, кто не только хорошо знаком с проблемой, но и обладает культурой речи. Конечно, не каждому дано быть блестящим оратором, но красноречию можно и нужно учиться. Умение владеть речью и ясно выражать мысли — один из важных признаков культурного человека. Кроме того, следует уделить внимание улучшению дикции.

Хороший доклад должен отличаться:

• • позитивностью;
• • целеустремленностью;
• • смысловой точностью;
• • логической стройностью;
• • грамматической правильностью;
• • литературностью языка;
• • доступностью;
• • выразительностью речи;
• • эмоциональностью;
• • экспрессией.

Совещание с плохо подготовленным докладом почти всегда отличается неглубокими и поверхностными решениями. Это, в свою очередь, сказывается на поведении участников совещания, вызывая чувство апатии, нежелание вдумываться в проблему и участвовать в ее обсуждении. Кроме того, доклад на служебном совещании должен удовлетворять требованиям принципиальности и объективности. Если на обсуждаемую проблему смотрят с нескольких точек зрения, то даже в том случае, когда докладчик явно отдает предпочтение одной из них, он не должен замалчивать доводы в защиту других точек зрения и против своей. Рассказать нужно все, а уж потом сообщить свое мнение и объяснить, на чем оно основано, причем излишняя эмоциональность нежелательна.

В настоящее время большие доклады (сообщения) заранее размножают и рассылают для ознакомления участникам совещания. В этом случае заседание начинается с вопросов по теме доклада и изложения точек зрения участников.

Кроме того, для лучшего усвоения обсуждаемого вопроса по ходу доклада рекомендуется использовать иллюстрации различного рода (слайды, настенные таблицы, графические материалы и т.д.). Следует учитывать, что громоздкие, запутанные диаграммы, мелкие чертежи затрудняют восприятие доклада.

Восьмой этап — подготовка помещения, в котором будет проводиться совещание.

Место для совещания должно обеспечивать нормальные условия для эффективной работы собравшихся. Это не должен быть тесный кабинет при большом числе участников или большой зал для небольшой группы.

В отдельных случаях целесообразно проводить совещание непосредственно в подразделении, с работой которого связан обсуждаемый вопрос.

Помещение для совещания должно удовлетворять требованиям по обеспечению закрытости совещания (хорошая звукоизоляция), иметь комфортную температуру, необходимую освещенность, удобную для работы мебель, необходимое оборудование.

Средства наглядного изображения (проекторы, мультимедийные проекторы, демонстрационные доски и т.д.) должны быть заранее проверены и подготовлены к работе.

Таким образом, описываемые действия руководителя по подготовке совещания носят в основном технический характер, их влияние на последующее его проведение и, в частности, на связанную с ним психологическую атмосферу весьма значительно. По существу, речь идет о создании определенного настроя персонала на необходимые деловые отношения на совещании. Следовательно, тщательная, детальная проработка основных организационных моментов делового совещания оказывает решающее влияние на эффективность его проведения при минимальных затратах времени.

Источники:

https://helpiks.org/1-24519.html
https://studopedia.ru/6_135899_etapi-soveshchaniya.html
https://studref.com/307932/menedzhment/osnovnye_etapy_podgotovki_sluzhebnogo_soveschaniya